Einblicke - „Haben Sie das vorbereitet?“ Warum eine schnelle Demo trotzdem die Ausschreibung verlieren kann

In fast jeder Demo stellt jemand dieselbe Frage: „Haben Sie das vorbereitet?“

Haben wir nicht. Es läuft wirklich so schnell.

Im Video-Tutorial der ECHA zur Trinkwasserrichtlinie erstellt ein Experte in IUCLID eine Absichtsmitteilung (Notification of Intention): eine Legierung, zwei Zusammensetzungsdokumente, Verwendungszweck, Validierung, Dossier und Export. Vor der Kamera dauert das rund 35 Minuten, und die Referenzstoffe hat der Experte bereits vorher angelegt. Wir haben dasselbe Dossier über die IUCLID-REST-API in 2,4 Sekunden erstellt, und es hat die Validierungsregeln der ECHA für diesen Dossiertyp bestanden (16 Regeln, keine Fehler).

Das ist eine Messung auf einem Setup, einer lokalen IUCLID-10.0.3-Installation im September 2026, und das sagen wir auch, wenn wir sie zeigen. Der Abstand ist aber so groß, dass die Details des Setups am Ergebnis nichts ändern.

Warum man es nicht glaubt

Die Erklärungen kommen schnell. „Das ist gecacht.“ „Das ist ein vorbereitetes Setup.“ „Unsere internen Daten sind viel chaotischer als Ihre.“

Das sind berechtigte Zweifel. Regulatory-Teams haben viele polierte Demos gesehen, und die IUCLID-Arbeit, die sie kennen, ist überwiegend Handarbeit: eine Zeile der Zusammensetzung nach der anderen, ein Referenzstoff nach dem anderen, und dann ein Validierungsbericht, der sie zurückschickt, um zwei Felder zu korrigieren. Wenn ein ganzes Dossier in der Zeit entsteht, die ein Klick auf „Export“ braucht, ist ein Trick die plausiblere Erklärung.

Deshalb bieten wir einen Test mit den eigenen Daten des Kunden an. Eine Demo mit unserem Beispiel zeigt, dass die Software funktioniert. Ein Lauf mit ihren Dossiers zeigt, dass sie für sie funktioniert.

Wo Geschwindigkeit nicht mehr zählt

Die Menschen in der Demo überzeugen wir meistens. Ein Bewertungsbogen der Beschaffung ist schwerer zu überzeugen.

Vor Kurzem haben wir in einer großen Ausschreibung der Chemieindustrie für gehostetes IUCLID 100 % der technischen Punkte erreicht. Das Team war von dem, was es gesehen hat, angetan. Die Hälfte der Bewertung entfiel aber auf den Preis, und unsere laufende Gebühr war etwa doppelt so hoch wie die des Gewinners.

So ungefähr wirkt sich das in einem 50/50-Raster aus. Viele Ausschreibungen bewerten den Preis relativ zum günstigsten Angebot, ein doppelt so teures Angebot erhält also die Hälfte der Preispunkte. Die genaue Formel dieses Käufers kennen wir nicht, die Zahlen sind daher eine Veranschaulichung:

Eine perfekte technische Bewertung kann einen doppelten Preisabstand nicht ausgleichen. Der Bogen hatte keine Spalte für „an das Regulatory-Team zurückgegebene Stunden“, also zählten diese Stunden nicht.

Was wir ändern

Wir lernen, diese Spalte selbst auszufüllen.

• Eingesparte Stunden stehen als Zahl im Angebot. „Schneller“ ist Prosa und lässt sich nicht bewerten. „Rund 35 Minuten pro Mitteilung durch einen Experten, unter einer Minute über die API, mal die Zahl der Mitteilungen, die Sie im nächsten Jahr planen“ ist eine Zahl, die eine Bewertung neben einen Preis stellen kann.
• Der Test steht als Position auf dem Preisblatt. Ein Test, der nur im Anschreiben erwähnt wird, ist für ein Bewertungsraster unsichtbar. Ein Test mit Umfang, Dauer und einem Preis von null ist etwas, das die Beschaffung vergleichen kann.
• Absicherung wird separat bepreist. SLA-Gutschriften, eine feste Ansprechperson, Audit-Unterstützung: Stecken sie im Grundpreis, lassen sie nur den Grundpreis hoch aussehen. Als Optionen kann der Käufer sie wählen.

Nichts davon macht uns günstiger. Es macht den Unterschied dort sichtbar, wo die Entscheidung fällt.

Wie diese Spalte aussehen könnte

So sieht die Art von Tabelle aus, die wir unseren Angeboten künftig beilegen. Die linke Spalte nutzt das Tutorial der ECHA als manuelle Vergleichsbasis. Die Mengenzeile ist die reale Zahl eines Kunden; Stundensatz, Migrations- und Validierungsergebnisse ergänzen wir pro Kunde nach einem Test mit seinen Daten.

Ein grobes Rechenbeispiel: Ein Team, das im Tempo des Experten 100 Mitteilungen pro Jahr erstellt, verbringt rund 58 Stunden mit der manuellen Erstellung, Korrekturen nicht mitgerechnet. Erstanwender, die bei jeder Zeile der Zusammensetzung langsamer sind, brauchen deutlich mehr. Mit dem Stundensatz multipliziert, kann diese Zahl auf dem Preisblatt neben unserer Gebühr stehen.

Wohin es gehen könnte

Das Folgende ist unsere Einschätzung des Marktes, keine Prognose, die wir belegen können.

Europäische Chemieunternehmen stehen unter Kostendruck, und Konsolidierung und Umstrukturierung sind wieder auf der Tagesordnung. Regulatorische IT hängt an genau diesem Budget. Wir sehen drei mögliche Entwicklungen, die sich nicht ausschließen.

Preisraster werden strenger. Die Beschaffung behandelt IUCLID-Hosting als Infrastruktur wie jeden anderen verwalteten Server, und das günstigste konforme Angebot gewinnt. Dann zählt nur, ob ein Anbieter die technische Hürde nimmt. Geschwindigkeit ist ein Extra.

Integrationsarbeit schafft neuen Bedarf. Fusionen und Umstrukturierungen führen regulatorische Daten nicht von selbst zusammen. Registrierungen wechseln zwischen juristischen Personen, zwei IUCLID-Datenbanken mit unterschiedlichen Konventionen müssen zu einer werden, und doppelte Registrierungen desselben Stoffes müssen aufgelöst werden. Dann zählt, wie schnell und sicher sich Daten verschieben und neu aufbauen lassen, mehr als die Monatsgebühr.

Käufer beginnen, Ergebnisse zu bewerten. Wenn genug Anbieter messbare Zahlen in ihre Angebote schreiben (Stunden pro Dossier, vor der Einreichung abgefangene Validierungsfehler, Zeit von einem ECHA-Release bis zur aktualisierten Instanz), können Ausschreibungen sie gewichten. Das passiert nur, wenn Anbieter Zahlen liefern, die ein Käufer prüfen kann.

Wir setzen auf die dritte Entwicklung, und der Weg dorthin führt über veröffentlichte Zahlen samt Setup, die man mit den eigenen Daten nachprüfen kann. Deshalb beantworten wir die Frage „Haben Sie das vorbereitet?“ mit dem Angebot, es selbst auszuprobieren.

Sie möchten sehen, wie sich Ihre eigenen Dossiers über die API verhalten? Vereinbaren Sie einen Test mit Ihren Daten. Wir hosten IUCLID in der EU mit aktivierter REST-API; siehe IUCLID-Hosting.